Una buona gestione del tempo è alla base del successo personale e professionale. Essere padroni del proprio tempo è fondamentale per aumentare efficienza e produttività.
Ma che cosa si intende esattamente per “time management” e come fare per ottimizzare le risorse e incrementare la curva della produttività?
Una corretta gestione del tempo ci permette di aumentare la nostra produttività.
Ma che cosa intendiamo, nello specifico, per time management?
Il time management consiste in una “strutturazione sistematica, basata su delle priorità di allocazione temporale e una distribuzione tra richieste concorrenti”.
Non perderti! In parole povere questo si traduce in una serie di strategie e di pratiche volte alla realizzazione di specifiche attività, progetti ed obiettivi entro un determinato lasso di tempo. La gestione del tempo nel lavoro prevede quindi una serie di attività, che rappresentano i pilastri di questa disciplina.
- PIANIFICAZIONE efficace e temporale in base alle priorità stabilite
- OBIETTIVI: Definizione di obiettivi smart e imposizione di scadenze”
- DELEGHE di gestione tempo/attività in base alla pianificazione
- ANALISI di monitoraggio e screening dei progressi
Perchè è importante gestire il tempo?
Il tempo visto come un flusso, è qualcosa che scorre. Questo significa che può essere controllato e gestito in modo efficace, imparando a lavorare per obiettivi e a seguire dei processi. Esistono decine di risorse e di esercizi sulla gestione del tempo. Tuttavia, per acquisirne i principi, è necessario capire perché è così importante gestire il tempo e quali sono i benefici a cui potresti accedere
- Puoi ottenere di più con meno sforzi: controllare il tempo ti permette di aumentare la tua soglia di concentrazione, aumentando la tua efficienza lavorativa;
- Il tempo è la risorsa più scarsa che c’è: limite che vale per tutti;
- Migliora le tue capacità decisionali: Quando ti senti sotto stress per il tempo che scorre e devi prendere una decisione importante, propenderai a saltare alle conclusioni senza considerare le opzioni. Ciò conduce quasi sempre a decisioni sbagliate;
- Aumenta il tuo tempo libero: tutti hanno bisogno di tempo per rilassarsi e dedicarsi alle proprie passioni. La gestione del tempo ti aiuta a trovare tempo per te.
Una STRATEGIA efficace è il primo passo e prevede un’accurata pianificazione. Se non pianifichi nel dettaglio l’attività professionale, sarà impossibile averne il pieno controllo. Il primo strumento di gestione del tempo è un pianificatore di tempo, un elemento che ti consenta di organizzare nel dettaglio la tua vita professionale.
Puoi utilizzare un planning cartaceo o digitale, purché ti permetta di stabilire le attività da svolgere nel corso della giornata, della settimana, del mese e anche dell’anno.
- COSA DEVI FARE: Scegli uno strumento di pianificazione che ti consentirà di avere sotto controllo tutte le attività da svolgere e relative scadenze.
Definizione delle liste di obiettivi SMART. Gli obiettivi possono essere giornalieri, settimanali, mensili o annuali. La cosa fondamentale è che siano SMART. L’acronimo SMART indica che gli obiettivi che identifichiamo devono essere:
S = Specific (Specifici)
M = Measurable (Misurabili)
A = Achievable (Raggiungibili)
R = Realistic (Realistici)
T = Time-Based (Temporizzabili)
- COSA BISOGNA FARE: Impara a darti degli obiettivi e a chiederti ogni volta se si tratti di obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporizzabili. Se i tuoi obiettivi sono SMART, inseriscili in una lista.
Lavorare per elenchi è la soluzione migliore per ottimizzare il tuo tempo. Secondo Brian Tracy, uno dei massimi esperti in gestione del tempo, il sistema delle liste farà aumentare la tua efficienza del 25% già dal primo giorno. Questo si traduce, in pratica, in due ore in più di tempo produttivo in una giornata di otto ore, che puoi ricavare semplicemente facendo una lista
Gestione delle priorità. Dopo aver stilato la tua lista di attività, definisci delle priorità. Un buon sistema è quello delle 4D:
– 1D. Delete (elimina): quale attività può essere eliminata? Ricorda sempre la regola 80/20, proposta da Vilfredo Pareto: l’80% dei tuoi risultati deriva dal 20% delle tue azioni.
– 2D. Delegate (delega): c’è qualcun altro che può eseguire quell’attività al tuo posto? Se sì, potresti delegarla e ottimizzare il tuo tempo a disposizione;
– 3D. Defer (rinvia): alcune attività possono essere eseguite in seguito. Definisci delle scadenze e posticipa quello che può essere posposto, ma senza cadere nella trappola della procrastinazione;
– 4D. Do (fai): ci sono cose che devono essere fatte immediatamente e avere la priorità assoluta. Rimandare queste attività potrebbe introdurti ad ansia e stress.
- COSA DEVI FARE: Definire le priorità e delegare è fondamentale in un’organizzazione. Analizza tutte le attività presenti nelle tue liste e stabilisci quelle che devi portare assolutamente a termine, quelle da eliminare, da delegare o da rimandare.
Un buon sistema per organizzare le tue liste è il metodo ABC, così definito da Alan Lakein. Nel suo sistema, le voci “A” sono le più importanti (“A-1” le più importanti del gruppo), poi “B” e infine “C”
Il time management non può prescindere da una attenta analisi dei risultati che ti permetteranno di ricalibrare e ottimizzare eventualmente la tua gestione del tempo.
